Quando se tem um sistema todo organizado em funcionamento, fica muito mais fácil ver os lucros entrando e deixando os gestores felizes e satisfeitos. Melhor que isso só gerando mais lucros, não é verdade? Pois é exatamente o que acontece quando se consegue identificar erros e problemas em processos internos da clínica, por menores que sejam.
Acredite: o reconhecimento já é meio caminho andado rumo à sua resolução e à otimização do serviço, gerando mais renda e evitando qualquer tipo de dor de cabeça devido a problemas maiores, identificados tardiamente. Mas como eliminar essas falhas antes que seja tarde demais? Confira nossas dicas e torne sua clínica de imagens cada vez mais rentável:
Comece por um detalhado mapeamento
O adequado mapeamento dos processos precisa ser o passo inicial para que tudo saia dentro dos conformes, já evitando desde então a maioria dos erros que poderiam surgir — como omissões de etapas, redundâncias e serviços pouco objetivos. Para tanto, absolutamente todas as atividades realizadas na clínica que contribuam para que ela funcione bem devem ser documentadas, desde o primeiro movimento para sua efetivação até a ação final.
Podem ser feitos desenhos dos processos da instituição, como fluxogramas e diagramas que incluam tempo de execução, processos críticos, áreas e pessoas envolvidas, dentre outras informações que descrevam o que é necessário para a finalização da produção ou da prestação do serviço.
Tendo essa visão global do funcionamento da clínica, de maneira realista e analítica, o responsável pela tomada de decisões saberá com precisão o que deve fazer para a otimização dos procedimentos.
Coloque o mapeamento em prática
Construído o mapeamento, consequentemente haverá um maior controle e muito mais facilidade no manuseio de vários processos. Nesse contexto, o gerente da clínica poderá acompanhar melhor, por exemplo, a construção de indicadores de desempenho dos funcionários, a avaliação em tempo real da execução das tarefas, as medições dos resultados, a estrutura organizacional como um todo e as atribuições de cada área.
Dentre as diversas possibilidades abertas por esse processo, podemos citar a agilidade na avaliação e a ampliação do olhar em relação ao desenvolvimento de uma estratégia de terceirização de processos — relativo ao call center, por exemplo —, visando o crescimento de cada setor ao otimizar a produção e a produtividade, os custos, as prioridades estratégicas de implantação de processos e quaisquer prováveis riscos.
Passe para o monitoramento
Quando a clínica apresenta problemas internos, o monitoramento dos processos permite que se faça um diagnóstico bem mais preciso da situação. Nesse caso, é recomendado lançar mão de ferramentas facilitadoras para que esse controle seja efetivo, sendo possível definir as ocorrências que resultam em erros de procedimento e mostrando as consequências reais decorrentes daí, que podem gerar grandes impactos para a instituição.
Assim, invista no registro adequado das informações, em plataformas de avisos, softwares de agendamento de alertas e, claro, na comunicação eficiente entre setores. O segredo é se atualizar no que diz respeito às soluções tecnologicamente desenvolvidas para a área da saúde. Lembre-se de que todas as informações e todos os documentos gerados devem ser armazenados, organizados e sistematizados para que possam ser conferidos com presteza sempre que necessário.
Amplie a visão da administração
Por mais que cada área da clínica seja responsável por um tipo de processo diferente, todas acabam sendo interligadas, funcionando sinergicamente. Isso quer dizer que os departamentos devem funcionar da forma mais harmônica possível. E a administração tem um papel fundamental nessa atuação, com os gestores adotando uma visão ampliada para conduzirem os processos internos genuinamente, fazendo orientações pontuais e objetivas para que cada área identifique suas próprias falhas.
Além disso, estabelecer metas e andar ao lado dos profissionais, acompanhando os resultados de cada setor, é mais que válido.
O treinamento dos administradores traz muitos benefícios no que diz respeito ao gerenciamento de processos internos, direcionando toda a organização para um objetivo comum, devidamente conhecido por todos. O aumento dos lucros é bastante notável a partir da garantia de eliminação de imperfeições processuais em sua raiz.
Assim, procure ouvir as dúvidas, aceitar opiniões e levar todos esses apontamentos em conta, afinal várias perspectivas simultâneas certamente conseguem identificar movimentos que poderiam passar despercebidos por somente um par de olhos.
Dê a devida importância aos funcionários
Como não são só os gestores que fazem parte do processo, dê a devida importância a todas as pessoas que trabalham na clínica para que o resultado final seja alcançado.
Quando todos os profissionais entendem como a instituição funciona, qual a relevância de seu trabalho individual para a efetivação dos processos e como sua colaboração é valorizada entre eles para que tudo saia em seus conformes, a otimização e a efetivação do trabalho se dá com mais fluidez e objetividade.
Para isso, faça reuniões e discuta sobre a importância que cada processo concretamente tem para que os objetivos da clínica se efetivem.
Com esse tipo de ação, os colaboradores certamente se sentirão motivados tanto pela atenção dispensada quanto pela simplificação nos procedimentos do dia a dia.
Use a tecnologia a favor da clínica
Fato é que o tempo passa e as coisas mudam, principalmente nessa época dinâmica na qual nos encontramos hoje. E por mais que seja confortável continuar como estamos, agora você está sendo convidado a sair de sua zona de conforto.
Não tenha medo de mudar! Entenda desde já que para que os processos internos da clínica se aprimorem, mudanças pertinentes se fazem necessárias.
Que tal, por exemplo, modernizar um de seus processos mais tradicionais: a marcação de consultas? Nesse caso, você pode implementar um serviço de agendamento de consultas e exames on-line, conseguindo assim diminuir custos relativos à sua equipe de call center, tirar a sobrecarga de serviço dos colaboradores, oferecer mais comodidade aos cientes, evitar falhas humanas, ultrapassar seus concorrentes e, no fim das contas, gerar mais lucros!
Se tudo isso vem em um pacote só, por que não aproveitar?
Agora que você já sabe que o segredo está em estruturar os processos da empresa com soluções atualizadas, deixando tanto os clientes como os colaboradores mais satisfeitos e seguros, comente aqui e nos conte se ainda ficou alguma dúvida! Aproveite para ler sobre por que terceirizar o call center não é a melhor opção!
