O telefone toca sem parar. A fila de pacientes cresce. A equipe tenta dar conta das ligações, confirmações e encaixes de última hora enquanto o relógio corre.
Se essa cena parece familiar a você, é provável que o agendamento manual esteja no centro do problema em sua instituição de saúde. No dia a dia da gestão em saúde, é comum associar atrasos e erros à falta de pessoal. Mas e se o verdadeiro gargalo no atendimento do paciente estiver no processo?
Mais do que um incômodo operacional, o modelo manual pode estar gerando custos silenciosos: tempo desperdiçado, pacientes perdidos e impacto direto no faturamento. Neste artigo, você vai identificar quatro sinais claros de que o custo do agendamento manual de consultas está saindo do controle e entender como transformar esse diagnóstico em uma decisão estratégica.

Boa leitura!

Problema #1 - TMA elevado e filas constantes

O Tempo Médio de Atendimento (TMA) é um dos principais termômetros de eficiência operacional. Quando está acima do ideal, é sinal de que processos simples estão consumindo tempo e energia da equipe.

Em clínicas e hospitais que ainda trabalham com agendamentos manuais, é comum ver profissionais alternando entre planilhas, ligações e sistemas não integrados. Essa fragmentação faz com que cada atendimento demore mais do que o necessário e cada minuto extra na linha representa mais pacientes aguardando e mais custos acumulados.

Além disso, o TMA alto impacta diretamente a percepção de qualidade. Um paciente que precisa esperar para ser atendido, seja por telefone ou na recepção, tende a associar a demora à desorganização do serviço. Com o tempo, isso afeta indicadores como o NPS (Net Promoter Score) e reduz a taxa de retorno.

Essa é a nossa dica prática para você começar a reduzir o custo do agendamento manual:

Acompanhe o TMA diariamente, por faixa de horário. Muitas vezes, o gargalo está concentrado em períodos específicos do dia, e identificar esses picos ajuda a priorizar ações de melhoria.

Lembre-se de que seu TMA é o seu maior custo operacional. Você sabe quanto ele representa em reais?
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Problema #2 - Erros manuais e retrabalho

Planilhas e agendas físicas são ferramentas de fácil acesso, mas difíceis de controlar com precisão, especialmente quando várias pessoas precisam atualizá-las.
O resultado? Um acúmulo de pequenos erros que, juntos, custam caro.

Agendamentos duplicados, horários bloqueados incorretamente e falhas de comunicação entre recepção e profissionais de saúde geram retrabalho e perda de faturamento. E quando esses problemas se tornam parte da rotina, o desperdício se normaliza.

Cada hora ociosa por erro de agendamento é uma oportunidade de receita perdida. E, na área da saúde, essa perda não se restringe à operação: compromete também a experiência do paciente, que espera pontualidade e confiança.

Outro ponto crítico é a confirmação de consultas. Sem automação, lembretes são enviados de forma irregular ou tardia o que eleva a taxa de no-show e prejudica o planejamento de agendas e recursos.

Soluções de otimização da recepção hospitalar reduzem drasticamente essas falhas ao centralizar informações, eliminar redundâncias e atualizar dados em tempo real. Isso libera a equipe para se concentrar em atividades que realmente agregam valor, como o acolhimento e a personalização do atendimento.

Problema #3 - Sobrecarga e alta rotatividade da equipe

A recepção é o primeiro ponto de contato do paciente e, ao mesmo tempo, um dos setores mais vulneráveis ao estresse.
A rotina repetitiva de ligações, conferências e atualizações manuais é exaustiva e, com o tempo, resulta em desmotivação, queda de desempenho e alta rotatividade.

Dessa forma, os impactos vão além do clima organizacional:

• Aumento de custos com substituição e treinamento de novos colaboradores;

• Perda de produtividade até que o novo integrante alcance o ritmo da equipe;

• Sobrecarga dos profissionais que permanecem, ampliando o ciclo de desgaste;

Com processos automatizados, o cenário é outro. A tecnologia passa a atuar como apoio, não substituição. O time da recepção ganha autonomia, tempo para se dedicar ao relacionamento com o paciente e uma rotina mais equilibrada. Isso reflete diretamente na retenção de talentos e na consistência do atendimento.

Além do ganho humano, há um efeito financeiro concreto: menos turnover significa menos custos ocultos e mais estabilidade operacional. Esse é um dos resultados mais claros quando se investe na otimização da recepção hospitalar.

Problema #4 - Perda de agendamentos fora do horário comercial

O comportamento do paciente mudou e isso exige novas respostas da gestão.
Hoje, a maioria das decisões é tomada fora do expediente. Uma pesquisa idealizada pela Doctoralia e divulgada no início de 2025, pontuou que 33% dos agendamentos são feitos fora do expediente tradicional (antes das 9h ou após as 18h) e 13% preferem marcar consultas aos fins de semana.

Um sistema de agendamento manual de consultas simplesmente não acompanha esse ritmo. Quando o único canal disponível é o telefone, o paciente que busca conveniência opta por outro prestador que ofereça agendamento online 24h.

Essa “demanda invisível” não aparece nos relatórios, mas tem peso real. Cada consulta perdida representa uma receita não gerada e um paciente que provavelmente não retornará.

Além disso, o agendamento digital tem um papel estratégico: ele amplia o alcance da clínica sem aumentar o custo fixo, melhora a jornada do paciente e fortalece a percepção de inovação: um diferencial competitivo no mercado de saúde.

Como transformar esses alertas operacionais em um diagnóstico financeiro real?

Os quatro sinais acima não são apenas sintomas de um processo antiquado.
São indicadores financeiros disfarçados.
Cada minuto perdido em um atendimento, cada erro manual e cada paciente não agendado representam um custo real que afeta o resultado global da operação.

Assim, o primeiro passo para reverter esse cenário é mensurar. Quando o gestor entende quanto o TMA consome em tempo e dinheiro, é possível traçar planos de ação concretos, priorizar melhorias e justificar investimentos em tecnologia com base em dados.

Na Nuria, acreditamos que a eficiência operacional é o primeiro passo para uma gestão financeira sustentável. Por isso, desenvolvemos uma ferramenta gratuita que ajuda clínicas e hospitais a calcular o custo do TMA em saúde e transformar essa métrica em um indicador estratégico.

Não deixe para depois. Comece agora a analisar sua operação: use a calculadora de TMA gratuita.
E claro, se surgirem dúvidas, entre em contato conosco.

Até o próximo artigo!