A área da saúde, como todas as outras, também envolve coletar e gerenciar uma grande parcela de informações importantes relacionadas a cada paciente, como dados pessoais, clínicos, dados de atendimento, consultas e quaisquer procedimentos realizados no ambiente da instituição hospitalar.
Isso tudo gera uma preocupação também existente em todas as áreas que envolvem o armazenamento de dados, sejam eles quais forem: a de proteger estes dados de forma totalmente segura.
Grande parte disso é por motivos de que os dados médicos devem ser confiáveis para garantir a qualidade e eliminar erros no atendimento e/ou tratamento dos pacientes.
No texto de hoje, vamos especificar os tipos de informações existentes em uma instituição de saúde, e como fazer para mantê-las sempre seguras e protegidas.
Tipos de Informações
Em uma instituição de saúde, as informações normalmente ficam classificadas em dois setores: as pessoais e as clínicas.
As informações pessoais são os dados de identificação do paciente, como nome, data de nascimento etc. Já as informações clínicas são relacionadas à saúde e ao histórico de consulta e procedimentos do paciente na instituição.
As informações clínicas são determinadas como estritamente confidenciais pelo Conselho Federal de Medicina. Os dois tipos de informações, juntos, podem integrar um prontuário que, depois de finalizado, se torna protegido por consenso.
Porém, não é pelo fato de que as informações clínicas são tidas como confidenciais pelo CFM que elas devem receber mais atenção ao serem protegidas.
Como garantir a segurança das informações dentro da minha instituição de saúde?
Hoje em dia, é tudo sobre informatização e automatização de processos.
A maioria dos sistemas informatizados têm como principal objetivo proporcionar a proteção dos dados das empresas, seja dos dados internos, seja de clientes (ou neste caso, de pacientes).
Por isso, as empresas de TI estão sempre em busca de acrescentar em seus sistemas e softwares, práticas que irão garantir os princípios essenciais da segurança da informação:
Confidencialidade, integridade, autenticidade e disponibilidade.
- Confidencialidade
Este princípio garante que qualquer dado seja acessado apenas por pessoas que são previamente autorizadas.
- Integridade
A integridade se preocupa em certificar que os dados da instituição e dos pacientes não sejam violados.
- Disponibilidade
Este fator permite liberar as informações para as pessoas previamente autorizadas.
- Autenticidade
A autenticidade irá validar a identidade e a segurança da origem da informação.
Os sistemas mais modernos, além de se basearem nos princípios citados acima, podem também utilizar outros processos que irão garantir a proteção dos dados, como por exemplo o certificado digital, uma tecnologia que engloba mecanismos de segurança para certificar documentos e laudos emitidos eletronicamente, usando o e-CPF do médico (versão eletrônica do CPF) para assinar digitalmente os resultados disponibilizados online para o paciente.
9 atitudes a se tomar para garantir a segurança da informação numa instituição
Para ter um sistema eficiente, seguro e que atenda às necessidades dos pacientes e da instituição, é preciso implementar algumas ações específicas, que realmente garantam a consequente proteção dos dados, das maneiras já citadas acima.
1. Servidores e softwares
A aquisição de equipamentos e ferramentas que determinem adequadamente os servidores dos sistemas de bancos de dados modernos, o armazenamento extra de dados com o cloud computing e sua respectiva manutenção são cruciais para se manter a segurança das informações intacta e confiável, o que beneficia tanto a instituição como seus clientes.
Neste aspecto, um software de agendamento online é mais do que indicado.
Integrado ao ERP da instituição, esse recurso permite armazenar e atualizar dados de pacientes, além de permitir a consulta a marcações antigas e resultados de exames, elevando a segurança das informações a um patamar ainda mais alto.
2. Tecnologia de segurança
Um sistema eficiente e bem implantado pode reforçar a segurança dos dados da instituição e proteger quaisquer que sejam as informações geradas por ela.
Neste caso, algumas soluções que podem atender a essa necessidade são, por exemplo, a transferência de dados criptografados, a instalação de um firewall na rede e também de um bom antivírus.
Além da ferramenta em si, é importante contar com uma empresa capacitada para lidar com a segurança da informação dos dados da instituição, prestando o devido suporte e promovendo qualquer atualização que venha a ser necessária.
3. Normas de confidencialidade
Toda empresa precisa ter bastante zelo com as informações geradas e armazenadas no sistema de uma organização de saúde.
Por isso, um dos principais cuidados que se deve tomar nesse sentido é a criação de dispositivos com o objetivo de impedir o colaborador de levar qualquer tipo de informação confidencial para fora do ambiente de trabalho.
Para isso, a empresa pode se precaver de várias maneiras, usando computadores que impeçam o funcionário de fazer a cópia dos arquivos e proibindo o uso de aparelhos celulares durante o trabalho, por exemplo.
Outra medida a ser adotada é a assinatura de documentos pelo funcionário logo ao ser admitido, para garantir a confidencialidade dos dados que transitam internamente, além também de promover treinamentos para que os colaboradores possam lidar com as informações da melhor forma possível.
4. Faça uso da criptografia para mascarar informações
Arquivos que contenham dados confidenciais precisam receber uma atenção especial, pois são dados mais sensíveis.
Por isso, eles devem ser protegidos por um sistema de criptografia. Que é uma espécie de mascaramento automatizado de dados por meio do qual arquivos são convertidos em códigos indecifráveis. Passíveis de serem vistos apenas por pessoas autorizadas.
Esse é um dos principais meios de segurança para proteger sua instituição dos riscos relacionados ao uso indevido da internet. E o melhor é que a criptografia pode ser facilmente inserida à maioria dos aplicativos e sistemas operacionais, sendo também de fácil manuseio.
5. Inclua um tipo de proteção inteligente
Pode até parecer uma medida considerada ultrapassada e clichê, mas o uso de antivírus e firewall atualizados ainda é, sim, muito importante.
Então fique atento à manutenção constante da segurança de seus equipamentos e programas, contando com esses instrumentos que detectam e bloqueiam o avanço de ameaças, evitando assim que os dados sejam perdidos ou caiam em mãos erradas.
Para o uso de computadores em nuvem também é interessante pensar em dispositivos que analisam e controlam seus conteúdos e acessos.
Bloquear alguns tipos de links, por exemplo, é interessante, uma vez que é comum funcionários navegarem livremente na internet. Clicando em algum endereço malicioso. Imagine se os dados do cartão de crédito de seus clientes caírem em mãos erradas!
Alertar os colaboradores para esse tipo de circunstância e configurar softwares de segurança que bloqueiem links suspeitos é um bom começo.
6. Cuide do acesso dado a cada usuário
Cada área específica diz respeito a tipos de dados diferentes, o que significa que as pessoas não devem ter acesso a absolutamente todas as informações. O limite de acesso dos usuários faz com que cada um veja apenas o estritamente necessário.
Um atendente de call center. Por exemplo, não precisa ter acesso a dados financeiros da empresa. Assim como o responsável pelo controle financeiro não precisa estar a par dos resultados de exames dos pacientes.
Limitando a visualização limita-se também a possibilidade de ocorrência de erros.
7. Treine adequadamente os funcionários
Não adianta contar com um sistema super avançado e extremamente bem desenvolvido se os colaboradores não sabem usá-lo da maneira correta. Não acha?
Assim, é importante que os funcionários passem por um treinamento em segurança de dados em tecnologia na saúde.
Imagine se um funcionário encarregado de criar uma senha complexa para seu sistema acaba a anotando em um post-it que é deixado em cima da mesa.
Nada seguro! E é aí que entra o treinamento. Para ensinar sobre dimensões técnicas de proteção de dados. Devendo trazer como objetivo o engajamento dos funcionários para que entendam sobre os riscos de ameaças virtuais e seus prejuízos avassaladores. Caso não sejam seguidos os protocolos de proteção.
8. Faça backups periodicamente
Essa solução é uma das mais comuns para a proteção e a recuperação de dados. Os backups copiam as informações e as deixam salvas em mídias ou discos alternativos. Para que o processo seja ainda mais eficaz. O aconselhável é que essas cópias sejam guardadas fora das instalações da instituição. Para evitar, além de roubos, outros tipos de situações mais drásticas, como incêndios.
Por isso, agende backups periódicos para que os dados sejam salvos com regularidade, prevenindo grandes perdas.
9. Troca de informações entre médicos
Ao serem expostos os dados do paciente para a troca de informações entre os médicos. Sua segurança se torna mais vulnerável e assim há o risco. Em caso de violação, de que a instituição sofra processos jurídicos. E dessa forma perca a confiança de seus pacientes e da população em geral.
A exposição dos dados do paciente ainda pode ser vista como ponto negativo pelos provedores de saúde. Uma vez que ela facilita a migração dos pacientes para outros provedores.
Conclusão
Vimos que a segurança da informação dentro de uma instituição de saúde é um dos pontos mais importantes a serem observados pela gestão hospitalar. Sejam eles dados de pacientes, ou dados internos da própria organização de saúde.
Seguir os princípios citados por nós no início do texto. (confidencialidade, integridade, autenticidade e disponibilidade) É o primeiro passo para garantir o armazenamento seguro das informações da instituição.
