Muito se fala sobre gestão de projetos hoje em dia. Mas sabemos mesmo por onde começar? O que deve ser investido, melhorado, criado para alcançar a tão desejada equipe de gestão de projetos?
Se você não sabe por onde começar, temos alguns passos pra te apresentar!
Afinal, o que é um projeto?
De acordo com o Guia PMBOK, a definição de projeto é:
“Um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo.”.
Dessa forma, atividades programadas com início, meio e fim, podem ser consideradas projetos.
Mesmo em projetos que inicialmente podem parecer simples, ao realizarmos o planejamento deve-se avaliar o real tamanho do trabalho, definição de papéis, definição de datas e marcos.
Mas espera aí, o que é o Guia PMBOK?
O Guia PMBOK (Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos) é um documento padrão que norteia os profissionais em Gestão de Projetos.
Ele descreve:
- Normas,
- Processos,
- Métodos
- Práticas estabelecidas.
Costumamos chamá-lo de Guias de Boas Práticas. Já que são diretrizes de trabalho na gestão de projetos que independente do tipo e área de projeto, são aplicáveis e auxiliam no alcance do melhor resultado.
O termo “Boas Práticas” significa que existe um consenso geral de que a aplicação dessas técnicas e habilidades, aumentam as chances de sucesso de projetos em amplas áreas.
Como começar a gestão de projetos?
O gerente de projetos trabalha com o cliente interno e o externo. A implantação da gestão de projetos é primeiramente baseada na comunicação. É necessário comunicar-se bem para conseguir passar uma informação clara e ágil para o nosso cliente.
É requisito principal saber se comunicar bem com todos os envolvidos, já que é isso que irá impactar diretamente no resultado atingido.
Padronização pode soar como algo ruim, mas no decorrer dos processos de trabalho torna-se necessário.
Definir uma metodologia e as ferramentas para gerenciar e agilizar um projeto, centralizar a comunicação, registrar informações – que podem ser utilizadas em projetos futuros- são os primeiros passos para mergulhar nesse mundo.
E agora? Por onde eu começo?
Os gerentes de projetos se mantém em 5 pilares que auxiliam no pontapé inicial para o trabalho.
Essa é uma base mental que todos nós já possuímos e que, quando devidamente organizada com as respectivas ações nos norteiam bem em um projeto.
Iniciação:
É onde se define oficialmente o início do projeto, fazemos o levantamento das premissas do projeto e obtemos o aceite do cliente para start.
Planejamento:
É a etapa que definimos as datas e os grandes marcos do projeto, onde todos os envolvidos devem ter conhecimento e compromisso com o cumprimento dos mesmos.
Visto que atrasos e outros fatores podem impactar no cumprimento do prazo final.
Execução:
Ao iniciar a etapa de execução, é o momento que todos os verbos do mundo da Gestão de Projetos são colocados em prática: orientar, acompanhar, desenvolver, mobilizar, gerenciar, entre outros.
Essa é a etapa que consequentemente dita a velocidade do projeto.
É durante a execução que temos a oportunidade de apresentar o melhor, garantindo a qualidade do produto e ao mesmo tempo entendendo com o cliente qual a expectativa dele para perfeito andamento do projeto.
Reuniões periódicas de alinhamento são muito úteis e aproximam os envolvidos até que sejam uma só equipe, trabalhando para um objetivo em comum.
Monitoramento e controle:
Essa é a única etapa que não respeita muito a ordem.
Desde o princípio estamos falando sobre acompanhamento, prazos e execução. O monitoramento e controle, acontece desde o momento que iniciamos o projeto.
O monitoramento nada mais é que a principal tarefa do gerente de projetos que permeia todos os outros espaços dentro do projeto.
Ele existe para controlar e prever quaisquer imprevistos no decorrer do processo e comunicar imediatamente ao consumidor para que tenhamos o prazo e o cliente do nosso lado.
Finalização:
Tão importante quanto iniciar um processo, é finalizá-lo oficialmente.
Sabemos que a pouco mais de 10 anos atrás, os projetos de TI eram caracterizados por terem um início e nunca um final. Isso quando ele não era abandonado no meio do caminho.
A formalização do encerramento de um projeto é um marco importante para o gerente de projetos.
É o momento perfeito para fazer uma análise interna e externa, através de uma pesquisa de satisfação e/ou reunião de encerramento, e então concluir um trabalho importante, com o cliente e equipe satisfeitos!
Quais as áreas de conhecimento necessárias em sua Gestão de Projetos?
As principais áreas de conhecimento, que segundo o PMBOK tendem a propor uma maior organização dos processos de cada área envolvida no gerenciamento de projetos.
São elas:
Integração:
Contempla o entendimento de todos os processos envolvidos para o perfeito andamento do projeto.
Desde o termo de abertura, até o termo de encerramento do projeto.
Escopo:
Entende-se como a área que levanta requisitos, define um escopo de trabalho e consegue verificar, controlar e definir as atividades dentro do que foi contratado.
Lembrando que é extremamente importante apurar exatamente o que compreende o projeto de forma a evitar retrabalho.
Tempo:
Paralelamente ao escopo, o tempo é o principal item observado em um projeto. Prazos bem definidos, alinhados com a expectativa do cliente e contrato do produto/serviço.
Custo:
Seja em um projeto de desenvolvimento de um software ou reforma de uma casa, custos não previstos não são boas métricas de andamento em um projeto, afinal, tempo é dinheiro.
Logo a gestão de custos é também um dos principais pontos a serem observados no gerenciamento.
Qualidade:
Aqui temos a principal marca da empresa que está desenvolvendo o projeto! Qualidade nada mais é que o principal item de fidelização de um cliente.
Seja a qualidade de atendimento durante o projeto ou a entrega de um produto conforme esperado. São os processos da qualidade que garantirão a satisfação do cliente tendo em vista os requisitos estabelecidos.
Recursos Humanos:
Identificamos aqui quais serão os envolvidos no projeto. Identificar, mobilizar, gerenciar e influenciar os envolvidos de forma que todos estejam voltados para o mesmo projeto integrados e gerando conhecimento durante o processo.
Comunicação:
Centralizar, controlar e disseminar a todos os envolvidos informações relevantes durante o processo, é característica da gestão de projetos, de forma que todos trabalhem com informações claras e de fácil rastreabilidade.
Manter o cliente a par do andamento e acompanhar com ele se as expectativas estão sendo atingidas, auxiliam no perfeito andamento do projeto.
Gerenciamento de Riscos:
Projetos são passíveis de erros e todos os riscos devem ser considerados.
Com isso é preciso estarmos prontos para analisar, identificar, monitorar e controlá-los no momento correto, reduzindo assim o risco de impactos negativos durante o projeto.
Aquisições:
Em determinados projetos, levamos em conta, a necessidade de aquisições para o projeto, seja de equipamentos, subcontratações, etc.
Dentro desse item, é necessário que todas as tratativas de contratação, custos e premissas sejam estabelecidas em paralelo ao trabalho do gestor de projetos no gerenciamento deste contrato.
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Gestão de projetos e setores
Andando de mãos dadas com os setores comercial, atendimento, marketing e desenvolvimento. A gestão de projetos é aplicada a inúmeros setores e pode ser trabalhada de várias formas.
É através da gestão de projetos que aplicamos as melhores práticas, estreitamos laços, desenvolvemos contatos de qualidade e, de acordo com o caminhar do projeto, a fidelização do cliente e o consequente buzz que auxilia com futuros consumidores!
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